Kto z nas nie ma całego morza obowiązków i wyzwań? Zawsze jest tyle do zrobienia! Odpisać na wiadomość. Napisać raport. Kupić coś do domu. Załatwić to. Ogarnąć tamto. Próbujemy się odnaleźć w tym wirze zadań, a gdzieś w między czasie zaczynamy myśleć, że tak być dłużej nie może. Szukamy przyczyny i dochodzimy do wniosku, że … brakuje nam organizacji! Tak! To wszystko kwestia słabej organizacji. Kupujemy sobie zatem kolorowe kalendarze, robimy mocne postanowienie poprawy i wypisujemy kolejne punkty do odhaczenia. Listy zadań rosną. Frustracja też. A ostatecznie … i tak w naszym życiu jakoś wcale nie robi się spokojniej. Co więcej! Mamy poczucie, że dominują w nim zadania, które w dłuższej perspektywie wcale nie są dla nas ważne. A to, co ważne leży odłogiem. Stephen Covey, autor bestsellerów z zakresu między innymi rozwoju osobistego, w jednej ze swoich książek pisze: najważniejsze, by najważniejsze było najważniejsze. I ma gościu rację. Dlaczego? Bo w planowaniu wcale nie chodzi o to, by robić więcej w krótszym czasie, a raczej o to, by mieć czas na to, by robić to, co jest ważne. Od zrozumienia i stosowania tego podejścia w praktyce wiele zależy.
To, co ważne rzadko bywa pilne
Generał Dwight David Eisenhower mawiał:
to, co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.
Ale skąd wiedzieć, co jest dla mnie najważniejsze? Sztuka określania priorytetów wcale nie jest prosta. Jednym z narzędzi, które w tym pomaga jest tak zwana Macierz Eisenhowera, która dzieli sprawy według ważności i pilności.
Sprawy ważne i pilne (I)
W tej kategorii mieszczą się sytuacje kryzysowe, zadania zaniedbane i sprawy przeterminowane. To tak zwane „pożary”. Są ważne i jednocześnie wymagają od nas praktycznie natychmiastowych działań. Wyobraź sobie, że … tłuczesz sobie rano okulary, bez których naprawdę słabo widzisz. Musisz natychmiast sprawić sobie nowe. Dodatkowo własnie dziś musisz wymienić opony na zimowe, bo rano zaskoczył Cię pierwszy śnieg. Mało tego, wczoraj minął termin zapłaty za ubezpieczenie auta. A … no i w pracy czeka Cię ważna prezentacja, którą musisz jeszcze podrasować. Czujesz to? Nagromadzenie tego rodzaju spraw może generować w naszym życiu stres. Napięcia, które te ważne i pilne sprawy w nas wywołują, prowadzą do nadmiernej eksploatacji i zmęczenia. W takich okolicznościach działamy w trybie kryzysowym. Maksymalizujemy nasz wysiłek i koncentrację. Myślisz sobie – no, ale czasem tak po prostu bywa, Tak, jeden dzień to nie problem. Gorzej, gdy tak wygląda większość dni. Zbytnie przeciążenie szybko daje o sobie znać. Dlatego, jeśli chcesz mądrze wydatkować swoją energię dbaj o to, by ta kategoria była pusta. Nie funduj sobie takich atrakcji. Jak? Jeśli już dzieją się te wszystkie ważne i pilne sprawy, to załatwiaj je od razu, a na koniec dnia zadbaj o solidny odpoczynek. Pamiętaj też, że nie zawsze wszystko musisz robić sam. A profilaktycznie? Na bieżąco, świadomie zajmuj się tym co ważne, choć wcale niepilne.
Ważne i niepilne (II)
To, co jest naprawdę istotne często nie ma konkretnego terminu. To w tym koszyku mieszczą się nasze plany, marzenia i kwestie nazwijmy to… strategiczne. W tej kategorii znajdują się takie sprawy jak dbanie o relacje z przyjaciółmi i rodziną, ćwiczenia fizyczne, odpoczynek czy po prostu bycie. To tu znajdują się także systematyczne porządki, cykliczne przeglądy auta, zmiana opon w odpowiednim czasie, pilnowanie terminów płatności, badania kontrolne, a także dla niektórych napisanie artykułu na bloga 🙂 . To w tej kategorii znajdują się zadania, z których rozlicza Cię przełożony, ale dopiero na koniec kwartału, czy roku. Żadna z tych czynności nie jest pilna. Jednocześnie każda z nich niesie za sobą konkretną wartość. Gdy świadomie działamy w obszarze tych właśnie zadań, zapobiegamy wybuchom „pożarów”. Jest tu spokój, energia i kreatywność. Jest czas i nie ma ciśnienia. Ale …, aby mogło być tak kolorowo konieczne jest: odpowiednie planowanie, dyscyplina i umiejętność zarządzania sobą. Jeśli miałabym dać Ci jedną radę, która dotyczy odpowiedniego planowania, to brzmiałaby tak: zaczynaj planować od znalezienia czasu na te ważne dla Ciebie kwestie. Nowy dzień w pracy? Zastanów się, jaką najważniejszą rzecz chcesz mieć pod koniec dnia i zacznij od niej. Chcesz zaplanować tydzień? Pomyśl, co ważnego dla siebie chcesz podgarnąć w najbliższych dniach i znajdź na to czas już z początkiem tygodnia.
Gdy sprawnie zarządzamy tematami z drugiej kategorii i zajmujemy się nimi, zanim staną się pilne, najzwyczajniej na świecie – dbamy o siebie. Stopniowe rozkładanie w czasie tych ważnych dla nas tematów powoduje, że bardzo rozsądnie wydatkujemy swoją energię i oczywiście oszczędzamy sobie atrakcji z pierwszej ćwiartki naszej matrycy. Życie samo i tak ją wypełnia. Nie warto sobie dokładać 🙂 .
Nieważne i pilne (III)
To tak zwane „małpki wrzutki” i wszystkie błahostki, które trzeba zrobić, bo są mega pilne. Często wydaje nam się, że trzeba je wykonać od razu, bo są to takie tematy, wokół których ktoś (czasem my sami) robi tyle zamieszania, że zdają się należeć do kategorii tych ważnych spraw. Oczywiście jest to złudne i przesuwa nam sprzed nosa to, co naprawdę ważne dla NAS. Przykłady? Niezapowiedziany dłuższy telefon od znajomej, który odrywa Cię od pracy nad projektem. Większość maili i wiadomości. Spotkania, które nie dotyczą bezpośrednio Twoich obowiązków i zadań. Tematy, z których nikt Cię nie rozlicza. Wszystkie te sprawy, których załatwienie wspaniałomyślnie bierzesz na siebie, choć nikt Cię o to nie prosił. Załatwianie spraw, z którymi nie radzą sobie inni, a Ty się na tym znasz i zrobisz to szybciej. Wiesz już, które to tematy z Twojego życia?
Gdy zajmujemy się głównie sprawami z tej kategorii – czas mija, my jesteśmy ciągle zajęci, a to, co jest ważne dla NAS w ogóle nie idzie do przodu. Emocje, jakie nam towarzyszą, gdy tego rodzaju sprawy wypełniają naszą codzienność, to często pod koniec dnia złość, frustracja, zmęczenie i poczucie winy. Aby zarządzać odpowiednio sprawami z tego „koszyka” liczy się umiejętność odmawiania i rezygnowania z tych zadań, które spokojnie może wykonać za nas ktoś inny. To właśnie przy okazji tych spraw warto uczyć się dbać o swoje granice i jasno je komunikować. Asertywnie. To w tych zadaniach możesz między innymi szukać oszczędności Twojego czasu.
Nieważne i niepilne (IV)
Ostatnia kategoria, to chwilowe zachcianki i takie … małe potworki nazywane Pożeraczami Czasu. Do tego koszyka należą nasi ulubieńcy, jak na przykład bezcelowe przewijanie Instagrama czy Facebooka, albo bezmyślne oglądanie śmiesznych filmików na YouTube. To w obszarze tej kategorii znajdujemy się, gdy plotkujemy o życiu innych. Poza zwyczajnymi Pożeraczami Czasu w tym obszarze będą też znajdowały wszystkie sprawy, które odciągają nas od spraw ważnych i niepilnych. Wiesz, takie „zasłony dymne”. Na przykład wszelkie nowe, genialne pomysły, których się chwytasz mimo, że dziesięć poprzednich leży już na półce lub natychmiastowa konieczność zrobienia porządków w szafie, gdy masz przed sobą wizję kilku godzin nauki do egzaminu. To będą też wszelkie spotkania w pracy, które zamiast trwać dziesięć minut trwają godzinę, jest na nich wesoło, ale … nic z nich nie wynika. To, co często nam towarzyszy, gdy zajmujemy się tymi sprawami to przyjemność. Niestety … chwilowa. Czas, który tracimy na tego rodzaju aktywności odbiera nam czas na robienie tego, co jest dla nas naprawdę ważne. A wiesz jak to jest z czasem… Nie jest z gumy i niestety się nie rozciąga. Robisz jedno – nie robisz drugiego. Ty decydujesz. Ograniczanie tych aktywności wcale nie jest łatwe. Często wszystko rozbija się o silną wolę i samodyscyplinę.
Jak wykorzystać Macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera to oczywiście jedno z wielu narzędzi, które może być pomocne w uporządkowaniu Twojego życia. Zachęcam Cię ogromnie do sprawdzenia, czy zadziała na Twoim podwórku. Wskazówki poniżej.
Ja tymczasem trzymam kciuki i pięknie Ci dziękuję za lekturę tego tekstu.
________________________________________________________________________
I. Zrób listę rzeczy, które planujesz w najbliższym tygodniu,
II. Określ: które z tych rzeczy są ważne, a które są pilne?
III. Narysuj swoją macierz według wzoru i nanieś na nią wszystkie swoje zadania.
IV, Zadecyduj:
- Z których zadań zrezygnujesz?
- O realizację których poprosisz kogoś innego?
- Które zaplanujesz na konkretny dzień?
- Które ograniczysz?
- Którymi sprawami zajmiesz się osobiście i to w pierwszej kolejności?
V. Zapisz sobie odpowiednie listy na osobnych kartkach.
VI. Zacznij działać według tego, co ustaliłeś 🙂 .